SAGITEAM 的在线办公经验

2020 年 2 月 4 日,云开工的第二天,我写了这篇:云开工!疫情挡不住武汉人的工作热情!。大量企业都在那天云开工,导致钉钉、企业微信和腾讯会议不堪重负,服务器同时挂掉。到今天(2020 年 3 月 6 日),SAGITEAM 已经在线办公整整五周了。
我们可以自豪的说,SAGITEAM 的在线办公还原了集中办公 85% 以上的生产力。在特定的岗位和时间段,在线办公的生产力甚至超过了集中办公。
毕竟……终于可以把每天通勤消耗的 2 个小时用来加班了 ?
下面我就讲讲 SAGITEAM 在线办公经验。
1. 先讲困难影响效率的最大的问题依然是设备
在文章云开工!疫情挡不住武汉人的工作热情!中,我介绍了 SAGITEAM 是怎么八仙过海各显神通弄到办公设备的。云办公的前三周,湖北的物流处于停滞状态,在京东上购买的设备一直推迟发货,部分美术同学只能鼠标作画,有个策划同学用纸笔写案子,还好开发同学在云开工前都弄到了电脑,最终也没有实现手机编程。
恶劣天气和停电
天冷加上停电,有的同学手机被冻关机了。
人间自有真情在,居委会送爱心菜
拿了爱心菜还搭上个口罩。
家里有地的男人真是让人羡慕啊!
2. 解决重点问题设备问题是必须解决的,湖北境内的同事们想方设法,通过下面几个渠道,最终把设备全部配齐:
出口转内销:因为湖北境内快递停运,美术同学辗转找到北京的经销商,发 EMS 解决了绘图板问题;
以租代买:租电脑并不贵,可是押金真心贵;
内部解决:有同事找村里的黄牛买了台电脑,黄牛还是很敬业的,并没有收太高的溢价。
3. 制度决定效率效率不高不能只怪干活的人,这很可能是管理的锅。效率问题都可以用制度来解决。
3.1 考勤、打卡和每日总结我们规定了上午上下班和下午上下班的明确时间。上午/下午的上班/下班时间点,SAGITEAM 成员需要在各部门群中 @部门负责人 进行打卡。迟到、请假、加班与日常办公的标准相同,由部门负责人核实。
集中办公时,SAGITEAM 早晚打卡也是采用这一套机制进行的,不需要花时间熟悉。增加两次打卡(上午下班和下午上班)的目的是保持在线办公的仪式感,让大家对时间有足够明确的概念。
在每日结束工作时,每人需要在自己所在的项目群中汇报当天的工作内容。工作内容汇报给制作人和部门负责人。同时参加多个项目的同事,需要在多个项目群中汇报。
每日总结是非常好的习惯,它不仅能强制执行人反思每天的工作,也能让项目所有成员加深对彼此工作的了解。
3.2 每日晨会和会议记录各项目制作人自行以群语音会议的形式安排项目晨会。在家办公期间,晨会必须每日举行,每次晨会时间原则上不超过 15 分钟。有些同事同时参加多个项目,因此 SAGITEAM 所有项目的晨会的时间是错开的。晨会结束之后,项目制作人必须提供会议记录。有些项目每天上班和下班都有碰头会。
这个要求刚开始执行的时候,也有制作人会质疑这个要求的可行性,认为整理会议记录会花掉大量时间。执行一个月一来,大家已经习惯了这项制度,一般能在会议结束后 5 分钟内发布会议记录。
3.3 周报项目制作人和部门负责人必须提供周报。周报的重要性毋庸置疑。写好周报是项目或部门的负责人的基本功。所有需要写周报的人也能看到其他人的周报,这让部门和项目之间的信息交流更加通畅。
4. 日常节点控制与关键会议不能定好规范后就当甩手掌柜。规范的执行和落地,需要全体人员的主动性和多次循环。管理者需要对所有项目的进度有全局把握,在关键节点及时组织会议讨论。管理者还要在每天的晨会中找到产品运行和开发过程中的蛛丝马迹,把问题放大到让项目成员重视的程度,把隐患消除在还没发生之前。
SAGITEAM 把这种会议叫做关键会议。问题会全方位出现,不论是项目组还是职能部门中都会出现。任何人都可以发现问题,提出问题,要求组织关键会议。部门负责人和制作人必须找到问题的解决方案,并及时进行反馈。
开发负责人收到制作人吐槽后,调查过后在某项目群中的反馈:
产品负责人在产品群中关于沟通的要求:
5. 有没有人偷懒?是时候提出这个灵魂拷问了:在没有空间监督的情况下,有没有人偷懒呢?
我的回答是:“绝大多数人都是非常勤奋和努力的。”
尽管这套流程的目的是高效在线办公,但也会产生一个副作用:偷懒的人很容易被发现。工作绩效在每日总结和晨会中都有体现,每个人的心中自有评价。和集中办公一样,如果大家都在努力工作,划水的人会自动浮现出来。
此时我们更应该反思招聘流程的问题:为什么能让这样的人进入团队?
每个人都有自己的追求。让追求一致的人聚在一起,做点有意思的事情,这就够了。
道不同不相为谋。
6. 在线办公的缺点大家都知道在线办公的缺点,我随便举几个:
开会的时候经常会有人因为网络和设备原因无法发言或发言不清晰,影响效率;
讨论的时候看不到对方表情,信息理解有疏漏;
某些必须依赖实物的事情无法完成(例如合同、发票等等——再次吐槽纸质发票制度——想到一次就骂一次:技术条件早已达到了,你们这群人能不能少薅一点?)
受限于网速,一些应用并不方便。
可是,我们没有选择对不对?
我们只能选择在当前的环境下做到最好。
在武汉,能健康地工作,已经很幸运了。
祝我们健康!
生命不是永恒的瞬间,而是充满玄机的历程,我们既要享受生命的蓬勃生机,又要接纳她的顿挫、煎熬和凋敝。
你做三四月份的事,在八九月份自有答案。

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